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Internes Mahnwesen mit Bordmitteln optimieren

Den Kunden Zahlungsziele einzuräumen, gehört für die meisten Unternehmen heute zum Geschäftsalltag. Dass sie damit zum Kreditgeber für diejenigen werden, die ihre Waren und Leistungen abnehmen, bedenken sie dabei aber oft nicht. Problematisch wird es, wenn die vereinbarten Zahlungsziele nicht eingehalten werden, zumal die Unternehmen sich häufig nicht wie professionelle Kreditgeber verhalten.

Nachfolgende Maßnahmen dienen der Optimierung des internen Mahnwesens:

Zunächst sind die Voraussetzungen zur Durchsetzung der Forderungen zu schaffen. Es ist zu prüfen, ob Sie die Kunden mit der juristisch korrekten Adresse in der eigenen Kundendatenbank gespeichert sind und auch der aktuelle gesetzliche Vertreter des Unternehmens (des Kunden) erfasst sind.

Es ist ratsam, sowohl Neu- als auch Bestandskunden zu prüfen. Kunden mit unzureichender Bonität sollte kein Kreditlimit eingeräumt werden. Eine Überprüfung der Bonität mit Hilfe einer entsprechenden Wirtschafts-Auskunft ist daher empfehlenswert. Zudem sollte kein Unternehmen seine Leistungen über großzügige oder branchenunübliche Zahlungsziele verkaufen. Besser ist es, den Kunden Anreize zu bieten, möglichst rasch zu zahlen, zum Beispiel über die Gewährung von Skonti. Bei größeren Kreditbeträgen können auch Sicherheiten verlangt werden. In jedem Fall sollten die eigenen Kosten in den Angebotspreis eingerechnet werden.

Zudem ist es von entscheidender Bedeutung, die eigene Finanzierung sorgfältig zu planen und dabei die Zahlungen aus Kundenforderungen nicht zu optimistisch zu bewerten. Und gegebenenfalls frühzeitige Rücksprachen mit der Hausbank zu halten, bevor die verfügbare Kreditlinie aufgrund hoher Forderungsbestände vollständig ausgeschöpft ist.

Auch die Art und Weise der Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Aspekt des effizienten Forderungsmanagements. Worauf bei einer formal korrekten Rechnung zu achten ist, zeigt die Checkliste "Das gehört in eine Rechnung".

Sobald die vereinbarte Leistung seites des Unternehmers erbracht wurde, sollte dem Kunden unmittelbar die Rechnung zugestellt werden, und zwar mit einer detaillierten Leistungsbeschreibung, mit den jeweils vereinbarten Preisen und dem Zahlungsziel. Wichtig ist auch, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge im Rahmen des internen Rechnungswesens genau überwacht werden. Zahlt der Kunde nicht pünktlich, sollte er zeitnah an den Ausgleich der fälligen Rechnung erinnert werden.

Nach dem "Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen" gerät er automatisch in Verzug, wenn die Rechung 30 Tage nach Erhalt bzw. nach dem in der Rechnung genannten Fälligkeitsdatum nicht beglichen wurde. Bevor der Kunde eine Mahnung erhält, sollte intern aber genau geprüft werden, ob die eigenen Leistungen wie vereinbart erbracht wurden, wann die korrekte Rechnung mit welchem Zahlungsziel an den Kunden versandt wurde oder ob eventuell Buchungsfehler vorliegen. Werden keine Fehler gefunden, kann mit dem Mahnverfahren begonnen werden.

Führt es nicht zum Erfolg, ist die Inanspruchnahme externer Hilfe die beste Möglichkeit. Dies kann in einer dritten schriftlichen Mahnung angedroht werden. Zahlt der Kunde auch dann nicht, kann beispeilsweise ein professioneller Inkasso-Dienstleister die Forderungen realisieren. Dabei gilt: Je früher ein externer Inkassodienstleister beauftragt wird, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, die offenen Forderungen zu realisieren.

Checkliste, was in eine korrekt gestellte Rechnung gehört:

• Vollständige Absender-Angaben
• Vollständige Empfänger-Angaben
• Ort und Datum der Rechnungsstellung
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) des Absenders (wird auch von den Finanzbehörden verlangt)
• Rechnungsnummer
  (fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsidentifikationsnummer)
• Betreffzeile
  (Titel „Rechnung“ und ggfls. Bezug zum Auftrag)
• Auflistung der erbrachten Leistungen
  (genaue Beschreibung der erbrachten Leistungen sowie Zeitpunkt bzw. Zeitraum)
• Rechnungsbetrag
  (Ausweisung der Nettobeträge in EURO, sowie MWSt-Satz und Höhe in EURO)
• Hinweis auf Steuerbefreiung
• Zahlungsziel
• Bankverbindung
• Aufbewahrungspflicht (ggfls. Hinweis auf 2-jährige Aufbewahrungspflicht)

Weitere Informationen:

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